Que ce soit en relaxant au bord de la plage, en jouant au golf ou en escaladant les montagnes, les aînés partent eux aussi à la découverte du monde et profitent au maximum de chaque expérience de voyage. L’assurance voyage pour les aînés leur garantit une protection quand ils partent en voyage. D’un autre côté, les demandes de règlement d’assurance voyage peuvent être compliquées et difficiles à remplir pour celui ou celle qui est blesse ou qui tombe malade, à l’autre bout du monde. Je travaille au sein du département des demandes de règlement chez TuGo depuis plus de trois ans et je peux comprendre que toute cette paperasse puisse être imposante, particulièrement dans le cas d’une demande de règlement élevée ou complexe. Par contre, avec un peu d’aide, vous trouverez le processus pas si compliqué que vous ne le croyiez. Voici nos conseils les plus judicieux pour simplifier le processus de demande de règlement.

Soumettre une demande de règlement

Si vous tombez malade ou si vous vous blessez en vacances et que vous recevez des factures de la part de vos fournisseurs de soins de santé, la première étape est de contacter Réclamations chez TuGo. Nous ouvrirons une demande de règlement pour vous et nous nous assurerons de vous envoyer les formulaires de demande de règlement appropriés à remplir. Il y a plusieurs façons de procéder alors n’hésitez pas à choisir celle qui vous convient le mieux :

1. Venez nous rencontrer sur place!

Si vous êtes dans le coin, vous pouvez venir nous voir sur place, à nos bureaux de Richmond, en Colombie-Britannique. Nos heures d’ouverture sont de 9 h à 17 h, du lundi au vendredi. Nous avons une équipe d’examinateurs de demandes de règlement chevronnés qui pourront vous aider à chacune des étapes du processus et répondre à toutes vos questions. Nous avons rencontré plusieurs voyageurs sympathiques ainsi, alors si vous voulez venir nous voir, voici notre adresse :

Réclamations chez TuGo

6081 No. 3 Road 10e étage

Richmond, BC  V6Y 2B2

2. Appelez-nous ou envoyez-nous une télécopie

Si vous n’habitez pas dans la région, pas de problème! Nos sympathiques représentants sont au bout du fil, 24 heures par jour. Nous pouvons vous aider à remplir les formulaires de demande de règlement, répondre à vos questions et nous assurer que vous envoyez tous les formulaires requis. Vous pouvez nous joindre, sans frais, au 1 800 663-0399. Si vous préférez nous envoyer une télécopie, notre numéro est le 604 276-4593.

3. Ouvrez votre demande de règlement en ligne avec monTuGo

Si vous êtes à l’aise avec la technologie et que vous préfèreriez soumettre une demande de règlement en ligne, vous pouvez le faire également. Vous n’avez qu’à ouvrir une session sur monTuGo pour créer votre compte.  Si vous possédez déjà un compte, vous pouvez simplement vous connecter et soumettre une demande de règlement. Si vous ne possédez pas de compte, il vous suffira de quelques minutes pour vous en créer un. Par la suite, vous pourrez suivre vos demandes de règlement de n’importe où dans le monde, depuis votre ordinateur ou votre téléphone intelligent.

Si vous souhaitez soumettre une demande de règlement d’assurance voyage et que le français n’est pas votre langue maternelle, ne vous inquiétez pas. Nous pouvons vous servir en 29 langues!

aînés classant des factures pour une demande de règlement d’assurance voyage
Faire une demande de règlement d’assurance voyage peut être simple!

Que dois-je envoyer?

Même si la société d’aujourd’hui penche de plus en plus vers le numérique, nous devons absolument recevoir les factures et les formulaires de demande de règlement de voyage originaux lorsque vous soumettez votre demande. Nous exigeons les originaux pour coordonner les remboursements avec votre régime provincial d’assurance maladie, qui requiert les documents originaux.

N’oubliez pas de faire des copies de tous vos documents puisque nous ne vous renverrons pas les originaux. Si vos venez déposer vos documents de demande de règlement en personne, nous pourrons faire les photocopies pour vous. Voici ce que vous devez nous envoyer :

  • Vos formulaires de demande de règlement originaux dument remplis et signés.
  • Toutes les factures et les reçus originaux. Si l’on vous a prescrit des médicaments d’ordonnance, assurez-vous de fournir les reçus originaux de la pharmacie affichant l’information suivante :
    • le nom et la posologie du médicament
    • le coût
    • la date
    • l’identité du médecin prescripteur
  • Preuve de vos dates de voyage. Il pourrait s’agir d’un billet d’avion, d’une carte d’embarquement, un relevé de carte de crédit, ou une facture d’essence, d’épicerie ou de restaurant.
  • Un récit détaillé par écrit expliquant les circonstances de votre maladie ou de votre blessure.

Que ne dois-je pas envoyer?

Règle générale, plus vous envoyez de renseignements avec votre demande de règlement, plus il sera facile pour nous de compléter votre demande. Nous pourrons ainsi agir plus rapidement en sachant exactement ce qui s’est produit. Malgré cela, même si vous devez toujours fournir le maximum d’information lorsqu’il est question d’assurance voyage, certaines preuves envoyées au cours des dernières années sortent un peu de l’ordinaire. Voici quelques éléments qu’il vaudrait mieux ne pas envoyer au moment de soumettre votre demande de règlement :

  • Rayons-X gigantesques. Même s’il est amusant de regarder ces pellicules, ils sont très difficiles à classer. De plus, la plupart d’entre nous ne sommes pas qualifiés pour les lire adéquatement. Dans la majorité des cas, les dossiers médicaux que l’on reçoit de la part des hôpitaux sont suffisants.
  • Des boîtiers et des bouteilles de pilules vides. Si vous avez déjà envoyé les reçus de prescription, c’est parfait! C’est tout ce dont nous avons besoin!
  • Prélèvements biologiques. Même s’il est plutôt rare que les patients aient leurs prélèvements biologiques en leur possession, ça peut toujours arriver. Malheureusement nous n’avons pas de laboratoire à notre disposition alors il est préférable que vous disposiez de ces échantillons de manière beaucoup plus sécuritaire.<

Soumettez vos formulaires de demande de règlement le plus tôt possible

Une fois que vous aurez reçu et rempli vos formulaires de demande de règlement d’assurance voyage, n’oubliez pas de nous les envoyer le plus rapidement possible même si vous n’avez pas encore reçu toutes les factures. En envoyant, les formulaires de demande de règlement rapidement, nous pouvons commencer notre travail plus tôt et coordonner avec votre régime provincial d’assurance maladie pour s’assurer que vous obteniez le meilleur remboursement possible.

Il y a des délais fixes à respecter pour envoyer vos formulaires de demande de règlement alors assurez-vous de les respecter pour recevoir un remboursement maximal.

Que vais-je recevoir?

Si vous avez ouvert une demande de règlement par téléphone, nous vous enverrons par la poste les formulaires ainsi que qu’une liste de toute l’information que vous devez nous renvoyer. Si nous avons besoin de renseignements supplémentaires une fois que vous nous aurez envoyé les formulaires de demande de règlement, nous vous enverrons une lettre ou un courriel en vous indiquant spécifiquement de quelle information nous avons besoin ou nous vous passerons un coup de fil.

Lorsque nous aurons reçu toute l’information requise, nous examinerons votre demande de règlement. Si nous vous remboursons le plein montant, génial! Vous recevrez un chèque par la poste  pour couvrir toutes les dépenses payées de votre poche ainsi qu’un relevé des prestations indiquant les paiements que nous avons faits à vos fournisseurs médicaux.

relevé des prestations et stéthoscope
Le relevé des prestations décrit le calcul des prestations accordées pour votre demande de règlement d’assurance voyage

Par contre, il peut y avoir des dépenses qui ne sont pas couvertes par votre police même si votre condition est couverte. Il s’agit d’un remboursement partiel et si tel est le cas, vous recevrez une lettre ainsi que votre relevé des prestations expliquant les raisons pour lesquelles vos dépenses ne sont pas couvertes.

Il y a des situations où une demande de règlement est entièrement refusée. Si vous vous trouvez dans cette situation c’est que la cause de votre demande de règlement n’est pas couverte ou qu’il s’agit d’une exclusion selon votre police. Si tel est le cas, vous recevrez une lettre détaillée expliquant les raisons pour lesquelles votre demande de règlement a été refusée. Découvrez les raisons les plus fréquentes pour lesquelles les demandes de règlement sont refusées.

Une autre facture est arrivée! Que dois-je faire?

Il s’agit d’une des questions les plus souvent posées par les aînés après avoir envoyé leurs formulaires de demande de règlement. Il peut être inquiétant de recevoir une facture une fois que vous pensiez avoir complété le processus mais soyez sans crainte, c’est plutôt fréquent. Tout ce que vous avez à faire est de nous envoyer la facture originale et nous l’ajouterons à votre demande de règlement d’assurance voyage.

Si vous recevez une autre facture de vos fournisseurs de soins de santé, voyez ce que vous devez faire et où l’envoyer. (article en anglais)

Conseils pratiques pour une résolution rapide

Évidemment, tout le monde souhaite compléter sa demande de règlement d’assurance voyage le plus rapidement possible. Voici quelques conseils pratiques pour accélérer le processus de demande de règlement :

  • Rédigez une ébauche du déroulement des événements et des dépenses. En nous présentant le contexte, nous comprendrons mieux ce qui s’est produit et nous n’aurons pas à vous demander d’autres renseignements plus tard.
  • Conservez toutes vos factures. Les factures sont essentielles pour nous aider à déterminer si nous devons vous rembourser ou si nous devons rembourser votre fournisseur de soins de santé et à confirmer vos dates de voyage.
  • Complétez toutes les sections des formulaires de demande de règlement et assurez-vous de signer le formulaire à l’endroit désigné.

Vous pouvez aussi en apprendre davantage sur les moyens à prendre pour accélérer le processus de demande de règlement d’assurance voyage.

Soumettre une demande de règlement d’assurance voyage ne doit pas nécessairement être stressant ou angoissant. Nous sommes là pour vous aider et pour simplifier le processus. Si vous avez des questions, n’hésitez pas à nous contacter ou à laisser un commentaire ci-dessous. Nous aimons lire vos commentaires!

Bon voyage et soyez prudent!

Nikki

nikki-travel-bloggerNikki est une adjointe administrative chez TuGo. Lorsqu’elle ne part pas à l’aventure dans les magnifiques pistes de randonnée de Vancouver ou qu’elle ne se lance pas dans un nouveau projet de tricot, on peut la trouver assise devant son ordinateur ou en train de planifier son prochain voyage.
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