Si vous êtes propriétaire d’une petite entreprise, faire une demande de déduction pour vos frais de déplacement professionnels peut être gagnant. Ces petites déductions d’entreprise vous aident à gérer vos activités au quotidien. Mais si vous combinez vacances personnelles et voyage d’affaires, fiscalement parlant, cela peut être problématique aux yeux de l’Agence du revenu du Canada (ARC).
Pas besoin de paniquer : les frais de voyage et de divertissement peuvent être vitaux pour les petites entreprises. Sachez simplement qu’en la matière, les règles de l’ARC sont spécifiques. Voici, en quelques points simples, les frais de déplacement professionnel que vous pouvez déduire.
Faire une demande de déduction pour des frais de déplacement professionnel
Transport
Si vous vous déplacez dans une ville, les frais de taxi et de transport public pour vous rendre à l’aéroport ou à la gare sont intégralement déductibles. Le moyen de transport choisi doit toutefois être raisonnable. Un billet d’avion en classe économique constitue la norme, et même un billet en classe affaires ne fera pas sourciller. Par contre, tenter de déduire une croisière de deux semaines en prétextant que celle-ci vous a mené à bon port, c’est-à-dire à votre destination finale, vous garantit presque un audit de l’ARC.
Voici quelques-uns de mes principaux conseils de sécurité pour l’utilisation des cartes de crédit à l’étranger.
Hébergement
vos frais d’hébergement sont intégralement déductibles, mais vous ne pouvez faire une demande que pour le coût d’une chambre standard en occupation simple. Si vous le souhaitez, vous pouvez toujours demander une meilleure chambre, mais les frais supplémentaires seront à payer de votre poche.
Repas et boissons
le maximum que vous pouvez déduire correspond à 50 % des dépenses faites pour les repas et les boissons. Ceci inclut tout ce qui est consommé à bord d’un avion ou lors d’un rendez-vous d’affaires avec votre client. La règle des 50 % s’applique à votre facture totale, pourboires et taxes compris. Si vous payez le repas de votre client, il pourrait être bon de noter de quelles affaires vous vous êtes entretenus dans l’éventualité d’un audit.
Pour des raisons comptables, l’ARC propose deux options pour calculer vos frais de repas : la méthode simplifiée et la méthode détaillée.
L’ARC affirme que la méthode simplifiée est la plus simple pour calculer vos frais de repas puisqu’aucun reçu n’est exigé. Celle-ci est basée sur un taux de repas quotidien établi à 17 $ par repas (jusqu’à un maximum de 3 repas par jour).
La méthode détaillée demande plus de travail, mais c’est celle que je préfère pour demander la déduction de mes frais. Vous devez garder tous vos reçus, mais ce n’est pas la mer à boire si vous êtes organisé. Chaque fois que vous avez un reçu en lien avec vos activités professionnelles, écrivez simplement au dos de quoi il s’agit exactement ̶ par exemple, un rendez-vous d’affaires pour discuter des ventes. Conservez ces reçus dans un classeur et vous serez assuré de ne rien perdre. Dans le cas d’un audit, vous aurez sous la main les renseignements détaillés pour justifier vos dépenses.
Divertissements
la même règle des 50 % s’applique aux divertissements, mais vos dépenses doivent avoir un lien direct avec vos activités professionnelles. Si vous invitez un client à un concert ou à une compétition sportive, ou même si vous louez une suite de réception, assurez-vous de conserver les reçus. À la différence des repas, vous n’avez pas besoin de parler affaires pendant l’événement en question, mais l’ARC s’attend, et cela se comprend, à ce que vous ayez des échanges de nature professionnelle avant ou après tout divertissement.
Il y a aussi des cas où les repas et les divertissements sont déductibles à 100 % : jetez un œil au site taxtips.ca (en anglais seulement) pour voir quelques exemples.
Est-ce que l’assurance voyage est déductible d’impôt au Canada?
Vous pouvez faire une demande de déduction pour votre assurance voyage médicale, inscrite en dépense médicale déductible, mais seule la partie concernant l’assurance voyage médicale est déductible. Si votre police inclut la perte de bagages et l’annulation de voyage, vous devriez appeler votre fournisseur d’assurance pour connaître le montant en dollars qui concerne spécifiquement votre assurance voyage médicale. C’est ce montant que vous pourriez déduire comme dépense médicale.
Cette déduction ne s’applique pas uniquement aux voyageurs d’affaires. Elle peut être demandée par quiconque achète une assurance voyage médicale, y compris les retraités migrateurs qui font habituellement des séjours prolongés. Lisez cet article sur l’assurance voyage médicale pour les séniors.
Déductions pour petites entreprises contre dépenses personnelles
De nombreux voyageurs d’affaires profitent de leurs déplacements pour s’accorder un peu de temps pour eux, mais dans ces cas-là, est-ce que la totalité du voyage est déductible? Où se situe la frontière entre voyage d’affaires et voyage d’agrément? Prenons un exemple pour mieux comprendre.
Mike est propriétaire d’une petite entreprise et doit se rendre en Chine pour rencontrer le fabricant de ses produits. Il décide d’emmener sa femme et ses deux enfants avec lui. La durée totale du séjour est de deux semaines, la première étant dédiée au voyage en famille, la seconde étant strictement consacrée aux affaires ̶ notamment la visite d’usines où sont fabriqués ses produits.
Mike peut sans problème demander à déduire son vol et son visa. Seuls les frais d’hôtel, de repas et de transport qui sont reliés au volet professionnel de son voyage peuvent toutefois être déduits. Admettons aussi qu’il ait opté pour une grande chambre pour loger sa famille : dans ce cas, l’ARC ne permet de déduire que le prix d’une chambre standard en occupation simple puisqu’il voyagerait seul en temps normal. Enfin, concernant les repas, même si Mike paie pour toute la famille, seule sa portion de la facture peut faire l’objet d’une demande de déduction.
Maintenant, si la femme de Mike joue un rôle essentiel au sein de son entreprise et que sa présence est requise pour parler aux clients et l’assister dans la signature des contrats, Mike pourrait aussi faire une demande de déduction pour ses dépenses. Il n’existe cependant aucune circonstance légale qui lui permettrait de déduire les frais de ses enfants si ceux-ci ne sont pas concernés à ses activités professionnelles.
Le mot de la fin
C’est la hantise de bien des gens d’être contrôlé par l’Agence du revenu du Canada. Conservez précieusement tous vos reçus et vous n’aurez aucun problème pour faire des demandes de déductions d’impôt au Canada.
Ceci dit, être en possession de tous vos reçus pourrait ne pas suffire à satisfaire l’ARC : il est recommandé, si vous faites une demande de déduction, de mémoriser, d’une façon ou d’une autre, les noms de toutes les personnes que vous avez rencontrées ainsi que les sujets abordés lors de ces rencontres. Ceci peut sembler un peu tiré par les cheveux, mais c’est une bonne habitude à prendre.
